Tin tức tuyển sinh

[Ngành Quản trị sự kiện ] Quản trị sự kiện khác gì so với lập kế hoạch cho sự kiện

25/04/2023

Trong tất cả các lĩnh vực kinh doanh, có một số thuật ngữ mà bạn không bao giờ thực sự chắc chắn rằng mình biết định nghĩa của chúng. Tuy nhiên, khi nói đến quản trị sự kiện, định nghĩa rất dễ dàng. Về cốt lõi, quản trị sự kiện là quá trình lập kế hoạch cho một sự kiện. Đây là bất kỳ loại sự kiện nào, cho dù đó là trực tiếp, ảo hay kết hợp. Nó đồng nghĩa với lập kế hoạch sự kiện và lập kế hoạch cuộc họp.

- Quản trị sự kiện là gì?
Quản trị sự kiện là quá trình tạo và duy trì một sự kiện. Quá trình này kéo dài từ khi bắt đầu lập kế hoạch cho đến lập chiến lược sau sự kiện.
Khi bắt đầu, người quản lý sự kiện đưa ra các quyết định lập kế hoạch, chẳng hạn như thời gian, địa điểm và chủ đề của sự kiện của họ. Trong một sự kiện, người quản lý sự kiện giám sát trực tiếp sự kiện và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Sau một sự kiện, người quản lý sự kiện được giao nhiệm vụ xem xét dữ liệu sự kiện, gửi kết quả KPI và ROI, đồng thời theo dõi mọi dịch vụ sau sự kiện.
Tất cả các nhánh lập kế hoạch khác nhau đều đi vào quản lý sự kiện, bao gồm các loại tìm nguồn cung ứng, thiết kế, kiểm tra quy định và quản lý tại chỗ. Trong quản lý sự kiện, bạn có thể đang trong quá trình tạo hội nghị, ra mắt sản phẩm, khởi động bán hàng nội bộ hoặc thậm chí là đám cưới. Thực sự, bất kỳ sự kiện nào đòi hỏi phải lập kế hoạch và thực hiện đáng kể đều là quản trị sự kiện.

- Quản trị sự kiện là “Lập kế hoạch sự kiện”?:
Quản trị sự kiện có nhiều tên gọi khác nhau. Một số nhà hoạch định sự kiện được gọi là trợ lý hành chính, một số được gọi là điều phối viên sự kiện và những người khác được gọi là nhà công nghệ sự kiện. Tất cả những tiêu đề này có điểm gì chung? Các cá nhân có một số tay trong việc lập kế hoạch một sự kiện. Cho dù các sự kiện là nội bộ hay bên ngoài, lớn hay nhỏ, trực tiếp hay ảo, tất cả chúng đều phải được lên kế hoạch.
- Quản lý sự kiện ảo:
Trong môi trường mới ngày nay, chúng tôi đã phải học cách quản lý không chỉ các sự kiện trực tiếp mà còn cả các chương trình ảo. Quản lý sự kiện ảo yêu cầu các bước tương tự như quản lý sự kiện trực tiếp của bạn, nhưng có thêm thách thức là đảm bảo rằng nội dung của bạn hấp dẫn gấp đôi. Mặc dù các sự kiện trực tiếp có thêm phần thưởng là du lịch, kết nối mạng và đồ ăn miễn phí, nhưng một sự kiện ảo chủ yếu dựa vào nội dung của nó để thu hút người tham dự. Khi quản lý một sự kiện ảo, hãy đảm bảo rằng diễn giả của bạn đã sẵn sàng để trình bày nội dung của họ qua mạng và nội dung của bạn thú vị và ngắn gọn.

- Quản trị sự kiện kết hợp:
Khi ngành đang trở nên thoải mái hơn với các sự kiện ảo, tôi nhận thấy một loại sự kiện mới đang nổi lên như một lựa chọn phổ biến: sự kiện kết hợp. Các sự kiện kết hợp là sự kết hợp của các sự kiện ảo và trực tiếp. Nó cung cấp tất cả các lợi ích của cả hai nhưng cũng đi kèm với một loạt thách thức độc đáo. Khi tổ chức một sự kiện kết hợp, bạn đang quản lý hai đối tượng – ảo và trực tiếp – và bạn phải quyết định nội dung và chương trình sự kiện nào sẽ khả dụng cho từng đối tượng. Nếu bạn đang quản lý một sự kiện kết hợp, hãy đảm bảo bạn xem xét sự kiện từ mọi góc độ khi xây dựng chiến lược sự kiện kết hợp của mình.

- Các khía cạnh khác nhau của quản trị sự kiện:
+ Xây dựng sự kiện hoàn hảo
Nó bắt đầu đơn giản. Một chủ đề. Một kế hoạch. Mục tiêu. Sự kiện của bạn có mục đích ngay từ đầu, điều này sẽ thúc đẩy nội dung, diễn giả và địa điểm. Tiếp theo, đã đến lúc thiết lập những điều cơ bản. Bạn phải xây dựng một trang web sự kiện có thương hiệu để lôi kéo khách tham dự sự kiện của bạn. Ngày nay, việc xây dựng một trang web được thiết kế đẹp mắt trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, chỉ bằng cách hiểu Kiến thức cơ bản về trang web sự kiện. Sau đó, bạn sẽ cần xử lý thanh toán an toàn để người tham dự có thể thanh toán cho các sự kiện một cách dễ dàng.
+ Quảng cáo trên các kênh với Tự động hóa
Nếu không ai biết về sự kiện của bạn, họ sẽ đăng ký như thế nào? Đó là lý do tại sao khuyến mãi là rất quan trọng. Hãy xem Những cách tốt nhất để quảng bá sự kiện của bạn để tìm cảm hứng. Tiếp thị qua email được nhắm mục tiêu là một cách tuyệt vời để quảng bá các sự kiện của bạn khi bạn có cơ sở dữ liệu rộng lớn. Những cách khác để thúc đẩy? Phương tiện truyền thông xã hội tiếp tục là một trong những kênh quảng cáo miễn phí tốt nhất.
+ Quản lý thông tin và liên lạc của người tham dự
Mục đích của sự kiện luôn là tạo kết nối. Quản trị sự kiện không chỉ liên quan đến việc chọn khăn trải giường hoặc nhà cung cấp công nghệ ảo phù hợp mà còn quản lý các liên hệ tốt nhất có thể. Trong sự kiện này, bạn sẽ thu thập các khách hàng tiềm năng sẽ chuyển sang bán hàng. Những khách hàng tiềm năng này sẽ rất quan trọng khi chứng minh ROI Sự kiện của bạn.
+ Đo lường thành công của bạn để chứng minh ROI sự kiện
Quản lý sự kiện không kết thúc khi sự kiện diễn ra. Trong toàn bộ sự kiện, điều quan trọng là phải chứng minh sự thành công và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Dữ liệu thu được trong suốt quá trình sẽ giúp bạn làm điều này. Bỏ phiếu trực tiếp là một cách tuyệt vời để tìm hiểu xem những người tham dự cảm thấy thế nào về sự kiện này.

- Quản trị sự kiện so với Lập kế hoạch sự kiện:
Mặc dù có liên quan rất chặt chẽ, quản trị sự kiện và lập kế hoạch sự kiện phục vụ hai chức năng khác nhau. Nói một cách đơn giản, những người lập kế hoạch sự kiện tạo ra tầm nhìn và nhiều kế hoạch sơ bộ cho một sự kiện, trong khi những người quản lý thực hiện các chi tiết trước và trong suốt sự kiện.
Nói như vậy, người quản lý sự kiện cũng có thể lập kế hoạch cho các khía cạnh của sự kiện và người lập kế hoạch sự kiện có thể quản lý một số thành phần của quy trình lập kế hoạch sự kiện. Hai người làm việc cạnh nhau và trách nhiệm của họ có thể chồng chéo lên nhau. Nhiều cá nhân có thể hoàn thành cả hai vai trò, đặc biệt nếu họ điều hành doanh nghiệp của riêng mình hoặc làm việc trong một công ty tổ chức sự kiện nhỏ. Tuy nhiên, việc đào tạo và các kỹ năng cần thiết cho từng vị trí có phần khác biệt. Dưới đây là một vài ví dụ về một số khác biệt chính:
+ Quản trị sự kiện: Đặt chỗ vị trí, phối hợp với các nhà cung cấp, tuyển dụng và quản lý nhân viên và các bộ phận liên quan đến sự kiện, quản lý tại chỗ trong sự kiện.
+ Lập kế hoạch sự kiện: Lựa chọn chủ đề và concept sự kiện, lựa chọn địa điểm, lập kế hoạch và lên danh sách từng khâu chuẩn bị cho sự kiện, sắp xếp giải trí hoặc diễn giả khách mời.
Trên đây là tất tần tật những thông tin hữu ích về quản trị sự kiện mà tôi đã tổng hợp để giúp bạn tham khảo và có cái nhìn tổng quan nhất về ngành sự kiện cũng như công việc của quản trị sự kiện. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc định hướng và phát triển bản thân khi muốn theo ngành tổ chức sự kiện.

Dịch theo Cvent