Tập huấn BCN-CLB và BCH-LCD: Buổi 2 - Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc

Nhằm mục đích nâng cao năng lực tổ chức và quản lý công việc của Ban chủ nhiệm (BCN) các Câu lạc bộ (CLB) trực thuộc Khoa và Ban chấp hành Liên chi đoàn (BCH-LCĐ), Khoa Quan hệ Quốc tế tổ chức khóa tập huấn thành viên BCN-CLB và BCH-LCĐ, với chủ đề Buổi 2: Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc.

Đây là buổi tập huấn số 2 trong khóa training BCN-CLB, BCH-LCĐ của Khoa Quan hệ Quốc tế. Buổi tập huấn đầu tiên diễn ra vào lúc 18g00, thứ Tư, ngày 08/09/2021 bằng hình thức trực tuyến qua nền tảng Zoom. Thành phần tham dự gồm có: BCN K. Quan hệ Quốc tế, Khách mời là Chị Lưu Ngọc Trâm, Cựu sinh viên Khoa Quan hệ Quốc tế Khoá K17, Trưởng phòng Kinh doanh Công ty TNHH Abaydi; Cố vấn CLB IRC, IRE, IRG và LCĐ; sinh viên là Ban chủ nhiệm, thành viên CLB, Ban chấp hành và CTV của LCĐ 

Kỹ năng tổ chức là việc sử dụng nguồn lực (thời gian, sức khỏe, tinh thần, năng lượng) để đạt được năng suất tối đa trong công việc. Kỹ năng tổ chức được thể hiện qua việc sắp xếp lại tài liệu trong máy tính; sắp xếp bàn làm việc; sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc; xác định được việc gì là việc quan trọng.

TS. Trần Thanh Huyền đã nhấn mạnh tầm quan trọng của kỹ năng tổ chức qua các yếu tố: Hiệu suất công việc được nâng cao; Cải thiện quá trình hợp tác giữa người với người; Tăng khả năng tương tác, giao tiếp, trao đổi, thảo luận với đối tác, đồng nghiệp; Giảm thiểu các thói quen làm việc kém hiệu quả như trì hoãn, mất bình tĩnh, không hiểu ý nhau.

Để tổ chức tốt, sinh viên cần phải: Lên kế hoạch; Quản lý thời gian; Cân bằng thời gian giữa học tập, công việc và nghỉ ngơi điều độ; Hình thành kỹ năng đa nhiệm (multi-tasking); Đặt ra mục tiêu và lộ trình thực hiện mục tiêu; Liên kết, hợp tác với người khác để hoàn thành công việc.

TS. Trần Thanh Huyền đã cung cấp bảng Ma trận Eisenhower như là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.

Phần thứ hai của buổi tập huấn là phần trao đổi giữa khách mời là Chị Lưu Ngọc Trâm, Cựu sinh viên Khoa Quan hệ Quốc tế Khoá K17, Trưởng phòng Kinh doanh Công ty TNHH Abaydi với các bạn sinh viên, qua phần dẫn dắt của ThS. Lê Phương Cát Nhi, Giảng viên Khoa Quan hệ Quốc tế. Các vấn đề các bạn đưa ra trong phần trao đổi là: chia sẻ kinh nghiệm về Work - Life Balance; cách xử lý khủng hoảng; cách tương tác với các bạn khác trong team. Đặc biệt, ThS Lê Phương Cát Nhi chia sẻ: các bạn sinh viên nên có nhiều sự trao đổi trong suốt quá trình làm việc để đảm bảo các bên hiểu rõ tiến độ công việc và xử lý xung đột nhanh chóng.

Trước khi kết thúc phần trao đổi, TS. Trần Thanh Huyền giới thiệu đến sinh viên những ứng dụng giúp quản lý và sắp xếp công việc hiệu quả. Ở cuối buổi, các bạn đã được giao lưu và nghe chia sẻ kinh nghiệm từ chị Lưu Ngọc Trâm. Thông qua đó, mỗi sinh viên tự trang bị thêm những kỹ năng cần thiết trong công tác quản lý, góp phần nâng cao chất lượng trong các tổ chức của khoa.