Tập huấn BCN-CLB và BCH-LCĐ: Buổi 3 - Kỹ năng lập kế hoạch cho dự án

Tiếp sau hai buổi tập huấn về kỹ năng xây dựng mối quan hệ và kỹ năng tổ chức-quản lý công việc, Khoa Quan hệ Quốc tế tiếp tục tổ chức khóa tập huấn thành viên BCN-CLB và BCH-LCĐ, buổi 3 - Kỹ năng lập kế hoạch cho dự án. Buổi tập huấn nhằm mục đích xây dựng mục tiêu dự án, lên kế hoạch hành động và kiểm soát trong quá trình thực thi dự án của Ban chủ nhiệm (BCN) các Câu lạc bộ (CLB) trực thuộc Khoa và Ban chấp hành Liên chi đoàn (BCH-LCĐ) Khoa.

Buổi training diễn ra vào lúc 16g00, thứ Bảy, ngày 18/09/2021 qua hình thức trực tuyến qua nền tảng Zoom. Thành phần tham dự tập huấn gồm có BCN K. Quan hệ Quốc tế, Ban chủ nhiệm các CLB, Ban chấp hành Liên Chi Đoàn; Các sinh viên là thành viên CLB và cộng tác viên của Liên Chi Đoàn có nguyện vọng ứng tuyển vào BCN-CLB và BCH-LCĐ.  Khách mời là Anh Hoàng Bá Minh, Thủ khoa đầu ra ngành Marketing Khóa 2017 của Trường Đại học Kinh tế - Tài chính TPHCM (UEF),  Partnership Lead, dự án GIVE IT BACK, Head of Education, NFX1 Group, Ufresh tại Ecommerce Channel, Unilever.

Mở đầu buổi tập huấn, anh Minh đã chia sẻ đến các bạn sinh viên 4 yếu tố trong bài Founder Test của tổ chức Give It Back, cụ thể: giải quyết vấn đề bất ngờ; khả năng thất bại; khiêm tốn và tinh thần sẵn sàng học hỏi và nhận biết vấn đề của bản thân. Bài kiểm tra này sẽ giúp cho các bạn sinh viên luôn biết mình cần phải làm gì, xác định rủi ro của hành động nằm ở đâu, nhận biết được mình làm sai ở đâu và làm gì để khắc phục hậu quả.

Để giúp các bạn sinh viên bước đầu hiểu về việc lập kế hoạch, diễn giả đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc dành thời gian làm kế hoạch. Thứ nhất, lập kế hoạch giúp chúng ta biết được mục đích của hành động, lý do tại sao và quá trình thực hiện hành động như thế nào. Thứ hai, tập thể sẽ tập trung vào những đầu việc thực sự quan trọng quá trình thực thi kế hoạch để sắp xếp thời gian phù hợp. Thứ ba, tự hoạch định được những khía cạnh khác trong quá trình diễn ra hoạt động cũng như trong cuộc sống.

Tiếp theo, anh Minh đã giới thiệu và phân tích cho các bạn sinh viên quy trình lên kế hoạch (planning cycle). Quy hình đó gồm các bước: (1) phân tích cơ hội; (2) xác định mục tiêu; (3) hình thành những lựa chọn; (4) chọn ra lựa chọn tốt nhất; (5) lên kế hoạch chi tiết; (6) đánh giá bản kế hoạch; (7) lên kế hoạch dự bị; (8) hoàn thành kế hoạch. Đặc biệt toàn bộ quá trình lên kế hoạch này luôn được đánh giá và phản hồi liên tục để nhận ra được hạn chế hoặc vấn đề phát sinh của kế hoạch.

Cung cấp thêm công cụ cho sinh viên trong việc hoạch định kế hoạch, Anh Hoàng Bá Minh đã tập trung đề cập 2 mô hình đó là SWOT và phân tích rủi ro. Mô hình SWOT đã quen thuộc với các bạn sinh viên, mô hình này gồm có 04 yếu tố là thế mạnh, hạn chế, cơ hội và rủi ro. Về thế mạnh, các bạn cần phải xác định được những việc nào mà bạn làm tốt hơn đối phương, đó phải là những đặc điểm thực sự khác biệt, mang tính duy nhất.  Ngoài ra, TS. Trần Thanh Huyền cũng nhấn mạnh thêm rằng thế mạnh phải là sự tổng hợp của nhiều điểm mạnh mà người khác không có. Về hạn chế, tập thể cần nhìn nhận ra được điều gì mà cá nhân/tập thể cần phải cải thiện, tìm ra nguồn gốc của những điểm yếu đó. Về cơ hội, sinh viên cần nghiên cứu để biết được những cơ hội hoặc xu hướng đang có ở trên thị trường. Về rủi ro, các bạn cần trả lời được các câu hỏi như: tình hình cạnh tranh như thế nào? Điểm yếu sẽ ảnh hưởng ra sao đến kế hoạch?

Mô hình thứ hai mà diễn giả giới thiệu là phân tích rủi ro - tức là quá trình kiểm soát những điều bất lợi. Mô hình này bao gồm 03 bước: (1) liệt kê các rủi ro; (2) đánh giá rủi ro; (3) quyết định hành động. Liệt kê rủi ro là bước nhìn lại tất cả những yếu tố liên quan đến dự án (con người, tài chính, quy trình) để tham vấn những người đã từng làm các dự án tương tự. Bước đánh giá rủi ro có hai vấn đề quan trọng là khả năng xảy ra rủi ro và hậu quả khi rủi ro đã xảy ra. Cuối cùng, sau khi đánh giá, phân loại rủi ro, chúng ta sẽ quyết định cần làm gì đối với từng rủi ro.

Về công cụ để lập kế hoạch, anh Minh đã gợi ý để sơ đồ SMART GOAL và kỹ thuật tư duy (brainstorming methods). Mục tiêu SMART thực chất là những nguyên tắc được thiết lập để định hình và thực hiện mục tiêu trong tương lai. Nội dung của mục tiêu SMART gồm có: 

- Specific: Tính cụ thể, dễ hiểu: Một mục tiêu thông minh đầu tiên phải được lên kế hoạch một cách cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu càng cụ thể, rõ ràng càng thể hiện rõ quyết tâm và nỗ lực thực hiện.

- Measurable: Có thể đo lường được: nguyên tắc này hàm ý rằng mục tiêu phải được gắn liền với những con số. Nguyên tắc SMART đảm bảo mục tiêu của bạn có sức nặng, cụ thể là có thể cân, đo, đong, đếm được.

- Attainable: Tính khả thi: nghĩa là chúng ta phải suy nghĩ về khả năng thực hiện kế hoạch đến đâu.

- Realistic: Tính thực tế: mục tiêu bạn thiết kế cho mình phải bám sát vào thực tế và các nguồn lực mà bạn sẵn có. 

- Time bound: thiết lập thời gian: nguyên tắc này tạo cho bạn một cột mốc xác định thời điểm bạn hoàn thành kế hoạch. Trong quá trình thực hiện, bạn biết được mình đang đi đến đâu và kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.

Đề cập về kỹ năng tư duy (brainstorming), anh Minh đã lưu ý các bạn sinh viên ở một điểm sau: cần có sự đa dạng về đối tượng tham gia brainstorm; chuẩn bị idea trước cuộc họp; giới hạn thời lượng họp là 30 phút; tạo ra môi trường họp an toàn; làm rõ bối cảnh và mục tiêu trước cuộc họp; loại bỏ nhanh những ý tưởng không mới mẻ.

Cuối cùng trong phần chia sẻ của mình, anh Minh đã nhấn mạnh đến việc nhìn lại toàn bộ quá trình lên kế hoạch (plan review). Ở đây, anh Minh khuyên các bạn sinh viên cần tiến hành hành họp rút kinh nghiệm càng sớm càng tốt với tất cả các bên có liên quan sau khi sự kiện đã kết thúc. Tập trung trả lời các câu hỏi như: Dự án đã giải quyết được vấn đề đặt ra chưa? Chúng ta có thể làm gì tốt hơn nữa? Những bài học nào có thể tận dụng cho các dự án sau này?. Đặc biệt, tinh thần của buổi họp cần phải mang tính chất xây dựng, đóng góp ý kiến để tập thể làm việc hiệu quả hơn trong những dự án lần sau.

Qua phần chia sẻ của anh Hoàng Bá Minh và TS. Trần Thanh Huyền, các bạn thành viên BCN-CLB và BCH-LCĐ đã nắm được mục tiêu của việc xây dựng dự án, cách triển khai kế hoạch hành động và quản lý rủi ro quá trình thực thi dự án sắp tới.