Sự kiện hoạt động Sinh viên

Tập huấn BCN-CLB và BCH-LCĐ: Buổi 4 - Quy trình tổ chức sự kiện Khoa-Trường

22/09/2021

Nhằm giúp các bạn trong Ban chủ nhiệm (BCN) các Câu lạc bộ (CLB) trực thuộc Khoa và Ban chấp hành Liên chi đoàn (BCH-LCĐ) Khoa nắm được quy trình, thủ tục duyệt các hoạt động sự kiện của CTSV và Đoàn trường, Khoa Quan hệ Quốc tế tổ chức khóa tập huấn thành viên BCN-CLB và BCH-LCĐ, Buổi 4 - Quy trình tổ chức sự kiện của Khoa-Trường.

Buổi training diễn ra vào lúc 15g00, thứ Ba, ngày 21/09/2021 qua hình thức trực tuyến qua nền tảng Zoom. Thành phần tham dự tập huấn gồm có CB-GV-NV Khoa Quan hệ Quốc tế, Ban chủ nhiệm các CLB, Ban chấp hành Liên Chi Đoàn; Các sinh viên là thành viên CLB và cộng tác viên của Liên Chi Đoàn có nguyện vọng ứng tuyển vào BCN-CLB và BCH-LCĐ. Diễn giả của buổi chia sẻ là Thầy Nguyễn Hữu Nghi, Tổ trưởng Tổ Quản lý hoạt động sinh viên, Phó Bí thư Đoàn trường Đại học Kinh tế - Tài chính, TPHCM (UEF)

Sinh viên đã nắm được quy trình thực hiện sự kiện cấp khoa, trường thông qua chia sẻ của khách mời

Để tổ chức một sự kiện, Thầy Hữu Nghi đã chia sẻ chi tiết cho các bạn từng bước để lập kế hoạch trước khi thực hiện chương trình. Theo đó, một sự kiện gồm có 6 bước cụ thể:
Bước 1: Đơn vị tổ chức xây dựng kế hoạch và dự trù kinh phí;
Bước 2: Trình bản kế hoạch xin ý kiến Ban chủ nhiệm khoa, đơn vị chuyên môn;
Bước 3: Trình bản kế hoạch cho đơn vị xây dựng được Ban chủ nhiệm, đơn vị chuyên môn đồng ý trình về Văn phòng Đoàn trường;
Bước 4: Văn phòng Đoàn trường xem, hiệu chỉnh cho hoàn chỉnh về nội dung và hình thức (nếu có);
Bước 5: Văn phòng Đoàn trường sẽ trình Thường trực Đoàn trường và các đơn vị liên quan, Kế hoạch được duyệt;
Bước 6: Trả kế hoạch đã được duyệt về đơn vị và hướng dẫn hỗ trợ thực hiện.

Những nội dung trong bản kế hoạch thực hiện sự kiện được hướng dẫn chi tiết

Bên cạnh đó, sinh viên cũng được hướng dẫn trình bày một bản kế hoạch sao cho đúng chuẩn và đầy đủ nhất. Thầy Hữu Nghi chỉ ra cách thể hiện từng phần nội dung trong bản kế hoạch, cách tính kinh phí phù hợp và các lỗi sai thường gặp khi viết bản kế hoạch.

Ngoài ra, những lưu ý khi chuẩn bị tổ chức sự kiện như: cách thức trình bày thể thức, đề xuất hỗ trợ, đơn vị liên hệ hỗ trợ, bố cục sắp xếp chữ ký trong bản kế hoạch,... và cách phối hợp với các đơn vị cũng được chia sẻ. Bên cạnh đó, các bạn sinh viên cũng lắng nghe thêm những lưu ý từ Giảng viên Khoa Quan hệ Quốc tế và các anh/chị Thư ký Khoa trong việc soạn thảo và trình kế hoạch lên BCN Khoa cũng như Đoàn Trường.

Sau khi được hướng dẫn và giải đáp những thắc mắc, các bạn sinh viên có thể nắm được quy trình tổ chức sự kiện CLB và Liên chi đoàn. Để có một chương trình chất lượng và chỉn chu, các bước chuẩn bị trong quy trình rất quan trọng. Hy vọng với chia sẻ của khách mời, các bạn đã sẵn sàng chinh phục hàng loạt các sự kiện trong năm học mới này.

Tin bài + Hình ảnh: TT.TT-TT, UEF